Manager ça s'apprend !

Faire un plan d'action, c'est bien, tres bien même !

Quoi, qui, quand, comment, temps prévu, temps réalisé, commentaires, toutes les colonnes sont prêtes, elles sont remplies en fin de réunion et le manager peut en être satisfait. Fier même.

yapuka !

 !

Et maintenant on fait quoi ?

Voici 5 trucs pour vous encourager, vous tenir la main et vous faciliter la mise en oeuvre jusqu'au bout de vos plans d'actions. Car ce qui est le plus satisfaisant, ce n'est pas l'outil, mais son utilisation !

1 - s'imposer de la rigueur et se micro récompenser

Votre plan d'action, s'il est rédigé, implique une certaine complexité. Sinon vous auriez fait la ou les deux actions et cela se serait appelé une "to do" list, ou liste des choses à faire.

La complexité, ajoutée au quotidien du manager, interrompu sans cesse et le nez dans le guidon, se solde parfois par la "remise à plus tard", à un moment où j'aurai le temps de me plonger dedans, de le faire tranquillement, d'y réfléchir... 

S'imposer de la rigueur signifie que ces actions sont classées parmi les "priorités prioritaires"... mais elles n'empèchent pas de s'auto féliciter une fois accomplies" !

Exemples:

• je fais le plan de charge du mois et ensuite... je m'accorde une pause
• je relance le service achats pour lancer l'appel d'offre ... et quand j'aurai obtenu leur réponse, je testerai les échantillons que je viens de recevoir avec l'équipe

2 - Développer des réflexes avec des rituels associés

Le suivi du plan d'action, surtout lorsqu'il y a de nombreux contributeurs, peut ressembler à de la traque... t'as fait ça ? puis-je savoir pourquoi la date prévue est dépassée et que rien n'a bougé ? ambiance...

Le manager peut transformer l'exercice en instaurant des rituels collectifs, qui amèneront des réflexes d'efficacité.

Je connais par exemple un service commercial en open space où les collaborateurs adorent partager leurs goûts musicaux. Plutôt que d'en limiter les partages, le manager l'a conditionné: un nouveau client = un extrait de musique partagé sur les PC (tous sont munis de casques, ouf). et plus le client est diccicilement gagné (cf plan d'actions commerciales dans le dur), plus l'extrait est long !

3 - inclure dans le plan des contributions faciles

Les actions sont inscrites dans le temps, souvent une action est possible lorsque celle d'avant est réalisée. C'est ce qui bloque tout lorsqu'une action difficile, complexe ou lente est à mettre en oeuvre.

Il s'agit alors d'ajouter dans le plan des contributions faciles à ces endroits-là. le plan d'action restera alors au coeur du quotidien !

Par exemple: dans les plans d'action de recrutement, les actions de sélection et d'entretien trainent parfois en longueur... y inclure des actions de relance des offres sur les sites où elles sont publiées (un simple clic suffit) ou des recherches dans les CV theques pour trouver de nouveaux CV donnent du rythme et permettent en même temps de trouver peut-être de bons candidats (pour ce recrutement ou pour un prochain peut-être)

4 - éviter d'intégrer des actions bullshit

vagues, inatteignables, illusoires ou alors tout simplement incomprises, ces actions n'ont aucun effet à part celui de démotiver les contributeurs !

"état des lieux de l'existant", "étude de marché sur internet" ... à faire par ... tous ... avant ... fin mois....sont parfois très claires mais souvent trop vagues pour donner envie à qui que ce soit de faire l'action !

Mieux vaut diviser et décrire l'action, la confier à une ou deux personnes qui se l'approprient !

5 - barrer de manière visible les actions réalisées

Les barrer, ou comme proposé dans le livre manager ça s"apprend ! metre une croix dans une case prévue à cet effet !

La tentation d'effacer du fichier ce qui a été fait laisse une page propre mais en perpétuel "démarrage" alors qu'un plan d'action, comme un projet, a un début et une fin !

Indiquer clairement les actions terminées provoque satisfaction et impression de verre à moitié.. puis aux trois quarts ... pleins !

Il y a plein d'autres idées, quelles sont les votres ?

Valentine Chapus-Gilbert