Manager ça s'apprend !

De quelle manière commencer, construire ou clore une réunion managériale afin de mobiliser vos collaborateurs, de les mettre en capacité d'agir et de leur donner envie de faire ce qui y a été vu et décidé ?

Le fond prime sur la forme, quoique... les "signes" sont souvent aussi forts (et donc "sigiificatifs"...) que le sens !

Pour donner du sens, et faire comprendre votre style, vos intentions et votre attention à chacun de vos collaborateurs, quelques rituels peuvent apporter des repères et compléter les brillants contenus de vos réunions, individuelles et collectives.

en voici 5, mais ils sont innombrables, alors nous attendons les autres en commentaires !

  - rituel d'accueil: dire bonjour, proposer un café, mettre à disposition de l'eau fraîche et un verre. A ceci peut s'ajouter, pour surprendre et inciter à l'échange un choix de bonbons, une spécialité de votre région, un objet insolite en lien avec le sujet de la réunion ! 

Romain a ainsi commencé sa réunion de service avec, sur la table, une jolie photo de montagne. Pourquoi ? parce que lui et son équipe ont devant eux un obstacle à franchir...

 - rituel collectif: un tour de table rapide, au début ou à la fin de la réunion, pour s'écouter au moins une fois les uns les autres.

Par exemple, cela peut prendre la forme simplifiée de "la météo intérieure" de chacun. A l'origine destinée à faire prendre conscience aux enfants de leur état intérieur, elle permet à tous de partager simplement leur situation intérieure (soleil, nuage, orage) au moment de la réunion. Ce simple tour de table connecte les participants et facilite ensuite le travail collectif. si la météo est au beau fixe, la réunion sera réalisée dans les meilleures conditions, sinon le manager pourra en tenir compte (attendre des temps meilleurs pour certains sujets, s'interroger sur les raisons d'un temps maussade persistant...)

Le rituel peut tout simplement consister à se présenter au reste de l'assemblée de manière décalée, voire humoristique. Ombeline n'hésite pas à faire dire à chacun son animal préféré et en quoi il lui ressemble ! cela donne un certain ton aux échanges qui s'ensuivent...

 - rituel de performance: Chaque réunion, individuelle ou collective, porte sur un sujet. Toutes sont tendues vers un ou plusieurs objectifs. où en est l'atteinte de l'objectif ? quels sont les moyens mis en oeuvre au moment-même de la réunion? rappeler la performance en-cours donne du sens et n'est jamais superflu. Parfois même l'absence de performance ou d'objectif laisse entrevoir que la réunion n'a peut-être pas de sens...

Sonia se rappelle d'une réunion démarrée sur le thème "suivi du projet système d'info"... et interrompue lorsque les acteurs n'avaient aucune information nouvelle sur l'avancée du projet.  Travailler sur des hypothèses ou des interprétations liées à l'absence d'informations lui a alors semblé moins pertinent que d'annuler la réunion et de mettre chacun au travail pour actualiser les informations disponibles sur le projet et apporter, dans un second temps, de la valeur sur le projet.

 - rituel coopératif: se réunir est utile, surtout si à plusieurs on va plus loin que tout seul ! terminer une réunion par un plan d'action, c'est bien. terminer avec au moins une action coopérative, c'est poursuivre l'idée qu'à plusieurs on va plus loin, même en dehors des réunions !

Kevin est manager dans un centre d'appel. les contraintes horaires, la charge de travail et la pression poussent à l'individualisation du travail, au chac un pour soi. Pour éviter cela et manager une vraie "équipe", aucune réunion, même le brief de début de journée, ne se termine sans au moins une action coopérative: un conseiller va former un collègue sur un outil, un autre va se mettre en double écoute avec un jeune arrivé... le climat s'en ressent, la performance aussi !

 - rituel du "je": vous êtes le manager ? tout le monde le sait. mais assumez-vous ce que vous dites ? ce que vous pensez ? ce que vous faites ? surement ! dans ce cas prenez-soin de formuler les phrases les plus importantes en commençant par "je", au lieu de "on", "la direction", voire "ils" en parlant des managers qui sont au -dessus de vous dans la hiérarchie !

Pour Thomas, ce fut un "je" mémorable, pour lui-même comme pour son équipe... "je vous fais confiance, et je vous soutiendrai" a t'il osé dire lors d'une réunion difficile où la qualité du travail de son équipe était contestée. A la fin de l'échange, fort des explications reçues par son équipe et des contraintes fortes imposées par certains fournisseurs, il a tenu à assumer son rôle vis-à-vis de ses supérieurs. Son engagement a été apprécié, tant par son équipe que par la direction. Depuis, pas une réunion sans un "je", voire même plusieurs !

et vous quels sont vos rituels de réunion ?

Valentine Chapus-Gilbert